Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób odwiedzających stronę voltimer.com.pl, Klientów, Kontrahentów, Kandydatów oraz innych osób, których dane osobowe mogą być przetwarzane przez Voltimer Sp. z o.o. w związku z prowadzoną działalnością.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO);
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000);
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• Ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (cookies).

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

§ 2. Inspektor Ochrony Danych

W Voltimer Sp. z o.o. wyznaczono osobę odpowiedzialną za nadzór nad ochroną danych osobowych, pełniącą funkcję Inspektora Ochrony Danych (IOD) w rozumieniu art. 37 RODO:

Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

§ 3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od relacji z Voltimer przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

3.1. Osoby odwiedzające stronę i wysyłające formularz kontaktowy

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy;
• dane kontaktowe: adres e-mail służbowy, numer telefonu;
• treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy;
• dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, data i godzina wizyty, odwiedzane podstrony;
• dane z plików cookies i podobnych technologii (zgodnie z § 9).

3.2. Klienci i Kontrahenci (w tym reprezentanci i osoby kontaktowe)

• dane identyfikacyjne i rejestrowe firmy: nazwa, NIP, REGON, KRS, adres siedziby;
• dane osób reprezentujących: imię i nazwisko, stanowisko, PESEL (jeśli wymagany dla czynności prawnej);
• dane kontaktowe: adres e-mail służbowy, numer telefonu;
• dane finansowe: numer rachunku bankowego, historia płatności;
• dane dotyczące realizowanych projektów i zleceń.

3.3. Kandydaci do pracy / współpracy

• dane zawarte w CV i liście motywacyjnym (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje);
• dane zawarte w portfolio / referencjach;
• notatki z rozmów rekrutacyjnych.

3.4. Uczestnicy wydarzeń, szkoleń, webinarów

• imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko;
• adres e-mail, numer telefonu;
• dane do wystawienia faktury (w przypadku wydarzeń odpłatnych);
• preferencje dietetyczne i szczególne potrzeby (tylko jeśli dobrowolnie podane).

§ 4. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego, przygotowanie oferty	art. 6 ust. 1 lit. b (czynności przedumowne) art. 6 ust. 1 lit. f (interes administratora)	Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do nawiązania współpracy
Wykonanie umowy o świadczenie usług	art. 6 ust. 1 lit. b	Do zakończenia umowy
Rozliczenia, księgowość, podatki	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny)	5 lat od końca roku podatkowego
Dochodzenie / obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (standardowo 3 lub 6 lat, zgodnie z Kodeksem cywilnym)
Marketing bezpośredni własnych produktów i usług (newsletter, zaproszenia)	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) art. 6 ust. 1 lit. f (interes administratora)	Do cofnięcia zgody / wniesienia sprzeciwu
Rekrutacja w aktualnym procesie	art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b (zgoda dla szerszego zakresu)	Do zakończenia procesu rekrutacji + 6 miesięcy
Przyszłe rekrutacje (za zgodą)	art. 6 ust. 1 lit. a	24 miesiące od zgody
Analityka strony i optymalizacja	art. 6 ust. 1 lit. f	Do 26 miesięcy (cookies analityczne)
Bezpieczeństwo IT i wykrywanie nadużyć	art. 6 ust. 1 lit. f	Do 12 miesięcy

§ 5. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług IT i chmury — Microsoft Ireland Operations Ltd. (SharePoint, Microsoft 365, Teams, Exchange), dostawcy hostingu strony, usług poczty elektronicznej;
• Biura rachunkowe i doradcy podatkowi — w zakresie księgowości i rozliczeń;
• Kancelarie prawne — w zakresie obsługi prawnej, w tym reprezentacji w sporach;
• Banki i instytucje finansowe — w zakresie rozliczeń i płatności;
• Podwykonawcy projektów — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi na rzecz Klienta i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych — Google LLC (Google Analytics), LinkedIn Corporation;
• Organy administracji publicznej — gdy istnieje obowiązek prawny udostępnienia (ZUS, US, UODO, sądy).

Każdy odbiorca danych zobowiązany jest do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

W związku z korzystaniem z usług międzynarodowych dostawców (Microsoft, Google, LinkedIn) Państwa dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. W takich przypadkach stosujemy zabezpieczenia zgodne z RODO:

• Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914/UE);
• Certyfikację dostawców w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z 10.07.2023);
• Dodatkowe środki techniczne i organizacyjne (szyfrowanie, pseudonimizacja).

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z IOD.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możecie Państwo uzyskać informację, czy i jakie dane przetwarzamy, oraz otrzymać ich kopię;
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — jeśli dane są nieprawidłowe lub niepełne;
3. Prawo do usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO) — w sytuacjach określonych w RODO;
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — w szczególności wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz na potrzeby marketingu bezpośredniego;
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania;
8. Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO) — Voltimer nie stosuje takiego przetwarzania wywołującego skutki prawne;
9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt z IOD pod adresem m.dampc@voltimer.com.pl. Odpowiedź udzielimy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni (z możliwością przedłużenia o kolejne 60 dni w uzasadnionych przypadkach — o czym poinformujemy).

§ 8. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

• odpowiedzi na zapytanie z formularza kontaktowego;
• zawarcia i realizacji umowy;
• udziału w procesie rekrutacyjnym;
• wystawienia faktury.

Niepodanie danych w powyższych przypadkach uniemożliwia realizację danego celu.

§ 9. Pliki cookies i technologie śledzące

9.1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika (komputer, tablet, smartfon) przez odwiedzane strony internetowe.

9.2. Rodzaje stosowanych cookies

Kategoria	Cel	Podstawa / Czas
Niezbędne	Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania strony (sesje, bezpieczeństwo)	Nie wymagają zgody · sesyjne lub do 30 dni
Analityczne	Analiza ruchu i zachowań Użytkowników (Google Analytics)	Wymagają zgody · do 26 miesięcy
Funkcjonalne	Zapamiętanie preferencji (np. wybór języka)	Wymagają zgody · do 12 miesięcy
Marketingowe	Remarketing, dopasowanie reklam (LinkedIn Insight, Meta Pixel)	Wymagają zgody · do 12 miesięcy

9.3. Zarządzanie cookies

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w przeglądarce lub je zablokować. Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na funkcjonalność strony. Instrukcje zarządzania cookies dostępne są dla najpopularniejszych przeglądarek:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

§ 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Voltimer nie podejmuje decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

W ograniczonym zakresie stosujemy profilowanie w celach analitycznych i marketingowych (np. segmentacja odbiorców newslettera), które nie wywołuje skutków prawnych.

§ 11. Bezpieczeństwo danych

Voltimer stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń (certyfikat SSL/TLS);
• szyfrowanie danych w spoczynku (Microsoft 365 E3/E5);
• kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC) i zasadę najmniejszych uprawnień;
• wieloskładnikowe uwierzytelnianie (MFA) dla wszystkich kont służbowych;
• regularne kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania;
• polityki bezpieczeństwa informacji i regularne szkolenia pracowników;
• rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
• umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) z podwykonawcami;
• procedurę zgłaszania naruszeń do UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO).

§ 12. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

W przypadku podejrzenia naruszenia Państwa praw w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o niezwłoczny kontakt z IOD pod adresem m.dampc@voltimer.com.pl.

Każde zgłoszenie jest traktowane priorytetowo i rejestrowane w wewnętrznym rejestrze naruszeń. W przypadku stwierdzenia naruszenia, o którym mowa w art. 33 RODO, Voltimer zgłosi je do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin oraz — w uzasadnionych przypadkach — powiadomi osoby, których dane dotyczą (art. 34 RODO).

§ 13. Zmiany Polityki prywatności

Voltimer zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. O każdej istotnej zmianie poinformujemy poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie voltimer.com.pl oraz — w uzasadnionych przypadkach — bezpośrednio osoby, których dane dotyczą.

Historia zmian:

• Wersja 2.0 (19.04.2026) — wyznaczenie IOD, rozszerzenie informacji o przekazywaniu danych poza EOG, dodanie tabeli celów przetwarzania, szczegółowe informacje o cookies;
• Wersja 1.0 (17.04.2026) — pierwsza publikacja.

§ 14. Kontakt